26 مورد از بهترین پیام خوش آمد صوتی برای کسب و کار ها
افرادی که خوش آمد هایی را برای پیغام گیر صوتی خود تعیین می کنند و هر زمان که رئیس عوض می شود این خوش آمدگویی ها را تغییر می دهند، باید بدانند که این امر مشکلات جدی ای را در رابطه آن ها با مشتریانشان ایجاد می کند.
این امر به تماس گیرنده هشدار می دهد که کسب و کار شما دارای ثبات نیست.
همچنین جهت گیری مناسبی ندارد و از اعتبار و شایستگی کافی برخوردار نمی باشد.
البته این ویژگی ها ویژگی هایی نیستند که یک شرکت بخواهد آن ها را داشته باشد.
از طرف دیگر، وظیفه یک پیغام گیر صوتی حرفه ای فراتر از ضبط پیام تماس گیرنده است.
هدف پیغام گیر صوتی چیست؟
در واقع پیغام گیر صوتی راه ارتباطی ای برای تشویق افراد، مشتریان، فروشندگان و سایر تماس گیرندگان است؛
تا اولین قدم را برای برقراری روابط تجاری بردارند.
در حقیقت هدف یک پیغام گیر صوتی حصول اطمینان از دریافت اطلاعات تماس یا ارائه یک شماره تماس جایگزین است تا کسب و کار ها مطمئن شوند که مشتری خود را از دست نخواهند داد.
نکته نهایی این است که به احتمال زیاد وضعیت مشاغل در گذر زمان به سرعت تغییر می کند.
لذا ممکن است هر یک از کسب و کار ها به خوش آمدگویی صوتی اختصاصی و منحصر به فردی نیاز داشته باشند که شرایط و جدول زمانی کارشان را پوشش دهد.
به عنوان مثال:
تماس گیرندگان نباید به طور معمول از طریق پیام گیر صوتی به کسب و کار دسترسی پیدا کنند،
و یا اگر در روز هایی به غیر از تعطیلات تماس گرفتند باید در طول روز کاری با آن ها تماس گرفته شود چراکه عدم توجه به این موضوعات به از دست دادن اعتماد مخاطب و لکه دار شدن اعتبار برند منتج خواهد شد.
اکنون که اهمیت خوش آمد های پیغام گیر صوتی را درک نمودید،
سؤال بزرگی که باقی می ماند این است که این خوش آمد ها باید چگونه باشند؟
چگونه می توان خوش آمد گویی منحصر به فردی داشت و یا آن را بهبود بخشید؟
پیام های صوتی باید با کسب و کار شما سازگار بوده و حرفه ای باشند.
گفته می شود، که ساختار آن ها بسته به شرایط مختلف متفاوت می باشد.
هیچ الگوی مشخص و منحصر به فردی وجود ندارد که بتوان از آن تبعیت کرد.
بلکه هدف باید تعادل بین منحصر به فرد بودن و کاربردی بودن باشد.
چگونه یک خوش آمد منحصر به فرد برای تجارت بزرگ خود داشته باشیم؟
برای ارتقای پیام گیر صوتی خود، سعی کنید این هشت قانون را رعایت کنید:
- از ساکت کردن مشتری با عبارات غیر شخصی و طوطی وار مانند "تماس شما برای ما بسیار مهم است خودداری کنید.
- با وصل نکردن سریع مشتری به بخش یا دپارتمان مربوطه آن ها را بدون پاسخ رها نکنید.
- اجازه ندهید که مشتری گیج شده و سؤالات زیادی در ذهنش به وجود بیاید
- از ارسال پیام های طولانی تر از 25 ثانیه خودداری کنید.
- از اینکه در حال حاضر در دسترس نیستید عذرخواهی کنید.
- از تماس گیرنده بخواهید تا پیامی بگذارد.
- به تماس گیرنده بگویید که قطعاٌ با آن ها تماس گرفته خواهد شد و شما پیگیر کار ها هستید.
- در مورد گزینه های جایگزین قابل استفاده نظیر وب سایت و چت زنده، ایمیل، رسانه های اجتماعی یا شماره های اضطراری اطلاعات لازم را ارائه نمایید.
پیام خوش آمد صوتی
رعایت هشت قانون فوق الذکر در زمینه پیام خوش آمد صوتی ممکن است بسیار آسان به نظر برسد؛
اما برای انجام درست این کار به تمرین زیادی نیاز دارید.
در زیر چند نمونه از این پیام های خوش آمد صوتی ارائه شده اند که به شما کمک می کنند تا پیام خود را بهتر انتخاب کنید.
پیام خوش آمد صوتی شخصی و تجاری
سلام! شما با شرکت... تماس گرفته اید (نام شرکت را وارد کنید.) من (درج نام) از بخش (درج بخش) هستم.
من عذرخواهی می کنم اما فعلاٌ در دسترس نیستم تا بتوانم به تماس شما پاسخ دهم.
زیرا در حال کمک به مشتری دیگری هستم (جذاب ترین نتیجه کسب و کار را بیان کنید.)
اما، اگر نام و شماره خود را بگذارید، در اسرع وقت با شما تماس خواهم گرفت (درج فرصت x )
سلام، من (درج نام) از (درج شرکت.) هستم.
شما می توانید هم اکنون با نام و شماره خود پیامی را برایم بگذارید تا بتوانم با شما تماس بگیرم.(بازه زمانی را وارد کنید)
اگر تماس شما فوری است، من در اسرع وقت با شما تماس خواهم گرفت.
علاوه براین می توانید با همکارم (درج مخاطب جایگزین.) نیز صحبت کنید. از شما سپاس گزارم .
شما با (وارد کردن نام) از (شرکت) تماس گرفته اید.
متأسفانه من فعلاً در دسترس نیستم تا به تماس شما پاسخ دهم.
اگر می خواهید می توانید (درج مخاطب جایگزین) با همکارم صحبت کنید.
در غیر این صورت، نام و شماره خود را برایم بگذارید تا در بازه زمانی... با شما تماس بگیرم.
سلام! من... هستم (اسم و عنوان خود را وارد کنید.)
عذرخواهی می کنم، اما من تا اطلاع ثانوی (درج تاریخ ) از تلفن خودم دور هستم.
از آنجا که من در حال رسیدگی به... هستم (دلیل خود را بگویید – نگهداری از فرزند، تعطیلات و یا غیره)
لطفاً با همکارم (درج نام ، عنوان) از بخش (ذکر دپارتمان مربوطه.) تماس بگیرید.
پس از بازگشت خوشحال می شوم که به شما کمک کنم. متشکرم.
سلام، خیلی متأسفم اما (ذکر نام) در حال حاضر در دسترس نیست (نام شرکت را وارد کنید).
اما شما می توانید با یکی دیگر از کارمندان ما (نام و اطلاعات مخاطب جایگزین) برای دریافت پاسخ سؤالاتتان تماس بگیرید.
اتصال مستقیم تماس گیرنده به خوشد آمد صوتی پیام گیر
کارمند مربوطه (درج نام) از میز کارش دور است.
نام ، شماره و یک پیام کوتاه برایش بگذارید تا او بتواند (درج نام) در بازه زمانی مقرر (بازه زمانی.) با شما تماس بگیرد.
با تشکر از شما.
شما با (وارد کردن نام) از (شرکت) تماس گرفته اید.
سلام، از این که امروز تماس گرفتید متشکرم.
من در اسرع وقت با نام و شماره ای که گذاشته اید تماس می گیرم.
سلام! من ... هستم (نام.) متأسفم که در حال حاضر در دسترس نیستم؛
اما اگر نام و شماره خود را بگذارید، حتماً در بازه زمانی... با شما تماس می گیرم (بازه زمانی مربوطه را وارد کنید).
با تشکر از تماس شما (درج بخش و نام شرکت.) لطفاٌ نام، شماره و یک پیام کوتاه برایم بگذارید، تا من بلافاصله با شما تماس بگیرم.
خوش آمد صوتی تجاری
شما با شرکت.... تماس گرفته اید (نام شرکت را وارد کنید.) در حال حاضر همه اعضای تیم ما مشغول کار هستند.
اما اگر شماره تماس خود را بگزارید ما در بازه زمانی معینی با شما تماس خواهیم گرفت. (بازه زمانی)
سلام! شما با شرکت.... تماس گرفته اید (درج نام شرکت.) در حالی که ما واقعاٌ دوست داریم به هر تماس تلفنی به صورت آنی پاسخ دهیم،
لکن در حال حاضر در حال رسیدگی به سایر مشتریان هستیم.
اگر نام، و شماره خود را برایمان بگزارید، کارمندان ما به زودی با شما تماس خواهند گرفت.
شما با شرکت... تماس گرفته اید (نام شرکت را وارد شده اید). ساعت کار ما از ساعت... تا... است (درج ساعات) برای تماس اضطراری می توانید با این شماره تماس بگیرید(درج شماره).
برای کسب اطلاعات بیشتر پس از ساعت اداری، با این شماره تماس بگیرید (درج داده ها)
در غیر این صورت، لطفاً نام، و شماره خود را برایمان بگذارید.
یا پیامی بگزارید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیریم (وارد کردن بازه زمانی)
سلام! ما ممنونیم که با شرکت ما تماس گرفته اید (درج نام شرکت).
خواهشمندیم اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید به وب سایت ما واقع در لینک زیر مراجعه نمایید. (درج لینک)..
می خواهید با یکی از کارمندانمان صحبت کنید؟
مشکلی نیست فقط کافی است نام، شماره و دلیل تماس خود را بگویید تا یکی از نمایندگان ما با شما تماس بگیرد (درج بازه زمانی)
با تشکر از شما برای تماس با (بخش ...) از شرکت ... (نام شرکت.) ما عذرخواهی می کنیم، اما درحال حاضر همه کارکنان ما در حال کمک به سایر مشتریان هستند.
لذا قادر نیستیم به تماس شما پاسخ دهیم.
ما می دانیم که زمان شما بسیار ارزشمند است.
بنابراین، از شما می خواهیم که نام و شماره خود را برای ما بگذارید تا بتوانیم در اسرع وقت با شما تماس بگیریم.
اگر مدت زمان خاصی را برای دریافت پاسختان ترجیح می دهید، لطفاً این اطلاعات را در اختیار ما قرار دهید.
در غیر این صورت در اسرع وقت به تماس شما پاسخ داده خواهد شد.
سلام. من.... هستم (درج نام.) و عذرخواهی می کنم که در دسترس نبودم تا به تماس شما پاسخ دهم، اما اگر شما یک پیام سریع با جزئیات برایم بفرستید، خوشحال می شوم که پیام شما را به بخش مربوطه ارسال کنم و یا با شما تماس بگیرم.
سلام، من (درج نام) از ( شرکت ... .) هستم.
در حال حاضر من نمی توانم به تماس شما پاسخ دهم.
اگر اطلاعات تماس خود را در یک پیام کوتاه برایم ارسال کنید، خوشحال می شوم که با شما تماس بگیرم و به شما کمک کنم.
شما با شرکت... تماس گرفته اید (نام شرکت را وارد کنید.).
همکاران فروش ما در حال حاضر در حال ارائه خدمات به مشتریان دیگر هستند، اما آن ها مشتاق هستند که در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.
برای بازگشت به منوی اصلی، (وارد کردن اطلاعات) دکمه... را فشار دهید.
برای اطلاع از قیمت ها یا بررسی وضعیت سفارش، به بخش... مراجعه کنید.
پاسخ سؤالات متداول را می توانید در وب سایت ما پیدا کنید.
در غیر این صورت، یک پیام مفصل برایم بگزارید تا من در اسرع وقت با شما تماس بگیرم.
سلام. من .... هستم (درج نام.) فروشگاه ما در حال حاضر بسته است.
ساعات کار عادی ما از ساعت ... تا ... است (وارد کردن اطلاعات.)
لطفاً اگر دوست دارید که ما مجدداٌ با شما تماس بگیریم، پیام خود را با ذکر نام، اطلاعات تماس و دلیل تماس خود برایمان بگزارید.
در ضمن، یک شب عالی داشته باشید و از تماس شما سپاس گزارم.
خوش آمد صوتی طنز آمیز
در حالی که همیشه استفاده از یک پیام ساده راحت تر است، اشخاص خاص می توانند از پیام های طنز آمیز استفاده کنند.
قبل از طی کردن این مسیر، نوع تماس گیرنده ها را در نظر بگیرید و بعد از این نوع خوش آمد ها استفاده کنید.
از آنجا که (درج نام) در حال حاضر در دسترس نیست، می توانید نام و شماره تماس خود را بگزارید تا با شما تماس گرفته شود.
در ضمن ما یک سؤال بسیار مهم از شما داریم که می تواند مدتی شما را سرگرم کند.
چرا یک مرغ از خیابان رد می شود؟
خوش آمد صوتی برای تعطیلات
همان طور که در بالا ذکر شد، هشدار به تماس گیرندگان مبنی بر عدم دریافت تماس فوری از اهمیت ویژه ای برای افزایش اعتبار یک نهاد و رضایت مشتری برخوردار است.
سلام! شما با... (نام درج نام) تماس گرفته اید.
من تا تاریخ ...(درج تاریخ) در دفترم نیستم.
اگر تمایل دارید اطلاعات تماس خود را وارد کنید، یا با همکارم (وارد کردن نام و شماره جایگزین) تماس بگیرید.
در غیر این صورت، لطفاً برایم پیام بگزارید تا بتوانم با شما تماس بگیرم.
از صبر و شکیبایی شما متشکرم و امیدوارم روز خوبی داشته باشید.
سلام، من (درج نام) از (درج شرکت.) هستم.
از آنجا که من تا تاریخ... در شرکت حضور ندارم اگر کار فوری ای دارید می توانید با (درج نام) تماس بگیرید، یا می توانید نام و شماره خود را برایم بگذارید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیرم.
روز خوبی داشته باشید و از تماس شما سپاس گزارم.
با سلام به همه شمایی که در تعطیلات نیستید.
من (درج نام) هستم و به خاطر تعطیلات تا تاریخ... در دفترم حضور ندارم (درج تاریخ)، اما شما می توانید تمام سؤالات خود را از همکارم که به تعطیلات نرفته (درج نام) بپرسید.
متشکرم. امیدوارم تعطیلات خوبی داشته باشید و واقعاً متأسفم که نتوانستم به تماستان پاسخ دهم.
خوش آمد صوتی برای تعطیلات
سلام، من (درج نام) از (درج نام شرکت.) هستم.
ما تصمیم گرفتیم که در تعطیلات در کنار خانواده باشیم و کمی از طبیعت لذت ببریم.
اما ، نگران نباشید چرا که بعد از تعطیلات در ساعات کار عادی (درج تاریخ) در خدمت شما خواهیم بود و می توانیم باهم صحبت کنیم.
لطفاً نام، شماره و دلیل تماس خود را بگذارید... تا من بعد از تعطیلات (درج تاریخ) شما را در لیست پاسخگویی قرار دهم.
تعطیلات مبارک (درج مناسبت خاص.) شما با.... از شرکت... (نام کسب و کار خود را وارد کنید.) تماس گرفته اید اما ما تا تاریخ...(درج تاریخ) بسته خواهیم بود.
اگر نام و شماره خود را بگذارید، خوشحال می شویم که به محض بازگشت، با شما تماس بگیریم. برای تماس فوری، لطفاً علت تماس خود را ذکر نمایید. از شما متشکرم و امیدوارم از تعطیلات لذت ببرید.
با تشکر از شما برای تماس با شرکت... (نام شرکت.) ما به دلیل تعطیلات بسته هستیم و امیدوارم که شما هم یک تعطیلات فوق العاده (درج مناسبت.) داشته باشید.
لطفاٌ اگر می خواهید با شما تماس بگیریم، اطلاعات خود را پس از شنیدن بوق وارد کنید.
ما ممنونیم که با شرکتمان (درج نام شرکت) تماس گرفته اید، با این حال به خاطر تعطیلات ما در کنار خانواده هایمان هستیم (درج مناسبت).
اما در تاریخ... (درج تاریخ) مجدداً شرکت خود را باز خواهیم کرد و در اسرع وقت با شما تماس خواهیم گرفت.
پس نام، شماره و یک پیام کوتاه برایم بگذارید.
از شما سپاس گزارم و امیدوارم از تعطیلات خود لذت ببرید.
voipi این امکان را برای شما فراهم می کند که در هر قالبی که می خواهید IVR خود را تنظیم کنید.
ما صدای با کیفیت شما هستیم.
شما عزیزان می توانید برای آشنایی بیشتر در این زمینه به مطالعه مقاله "سیستم IVR چگونه می تواند به نفع بیزینس شما عمل کند؟" بپردازید.
برای کسب اطلاعات بیشتر خرید و راه اندازی سیستم مرکز تماس voip می توانید با شماره گیری 02141961 و با گرفتن شماره داخلی 1 با کارشناسان متخصص بخش فروش تیم voipi تماس حاصل فرمایید.
از این که ما را تا پایان مقاله "26 مورد از بهترین خوش آمد های پیغام گیر صوتی برای کسب و کار ها" همراهی کردید از شما کمال تشکر را داریم.