نحوه ایجاد گروه تماس با استفاده از سیستم VOIP
گروه های تماس یکی از ویژگی های قدیمی سیستم های تلفن سازمانی هستند. تشکیل چنین گروه هایی یک ابزار عالی برای مدیریت تماس های دریافتی یک شرکت است. در سازمان ها گروه های تماس با استفاده از سیستم VOIP قوی تر نیز می شوند. چراکه گزینه های بیشتری برای برقراری تماس با افراد درون گروه وجود دارد.
اما قبل از اینکه به نحوه ایجاد گروه تماس بپردازیم،
بیایید به شرح دقیق جزئیات این گروه ها و فواید آن ها اشاره ای داشته باشیم.
این گروه ها چگونه کار می کنند؟
چرا باید یک یا چند تا از این گروه ها در دفتر شما وجود داشته باشد؟
گروه تماس چیست؟
استفاده از این قابلیت راهی برای برقراری تماس با چندین دستگاه تلفن و دریافت تماس های دریافتی به نحوه موثرتری است.
هنگامی که شخصی با شماره ای تماس می گیرد که به یک گروه تماس متصل شده، تمام دستگاه های موجود در گروه به ترتیب خاصی زنگ خواهند خورد.
شما می توانید جزئیاتی مانند موارد زیر را به دقت تنظیم کنید:
- تعداد دستگاه های گروه
- نحوه زنگ خوردن تلفن ها
- در صورت عدم پاسخگویی به تماس، چه کاری باید انجام شود
- مدت زمان تماس
- چه کسی می تواند از این گروه استفاده کند؟
این گروه ها باید یک هدف اصلی داشته باشند.
اولین دلیل استفاده از گروه های تماس، حصول اطمینان از این امر است که تماس ها توسط تعداد افراد معینی دریافت می شوند.
از جمله افرادی که می توانند جزو این گروه باشند عبارت اند از:
- فروش
- ارائه خدمات به مشتری
- پشتیبانی فنی
- تیم های پروژه
- و...
دلیل دوم برای استفاده از این گروه حصول اطمینان از این امر است که نیازی نیست مشتریان مدت زمان طولانی پشت خط منتظر بمانند
تا کسی به تماسشان پاسخ دهد.
از این جهت نیز می توان گفت که این گروه ها برای تیم های خدمات مشتری و پشتیبانی فناوری بسیار مفید هستند.
با این حال، گروه های دیگری مانند مدیران و نمایندگانی که دارای مشتری های با ارزشی هستند نیز می توانند از این قابلیت بهره ببرند.
آیا گروه های تماس برای یک تجارت کوچک مناسب هستند؟
بسیاری از مثال هایی که در بالا بدان اشاره شد برای شرکت های بزرگی هستند که از وجود کارمندان زیاد و بخش های مختلف بهره می برند.
اما این گروه ها می توانند برای یک تجارت کوچک نیز مزایای زیادی را به همراه داشته باشند.
به عنوان مثال، شرکت کوچکی را با چهار کارمند در یک دفتر کوچک تصور نمایید.
هیچ بخشی وجود ندارد، از این رو کار با توجه به تخصص و مسئولیت های روزانه توسط همه افراد انجام می شود.
حتی ممکن است شما برای پاسخگویی به تماس ها منشی استخدام نکرده باشید.
با استفاده از این قابلیت، می توانید تماس های ورودی را به نحوی تنظیم کنید تا همه تلفن های رومیزی موجود در دفتر به طور همزمان زنگ بخورند.
تا هر کس آزاد است بتواند به تلفن پاسخ دهد.
وضعیت دیگری را در نظر بگیرید.
فرض کنید شما 3 فروشنده دارید که در یک دفتر مشغول به کار هستند.
شما می خواهید به همه آن ها شانس مساوی ای برای منعقد نمودن قرارداد ها بدهید.
برای این کار می توانید یک گروه تماس طراحی کنید به طوری که تمام آن ها بتوانند به تماس های تلفنی پاسخ بدهند.
چگونه باید یک گروه تماس را تشکل دهیم؟
این قابلیت فوق العاده مفید است و می تواند مزایای زیادی را برایتان به همراه داشته باشد.
پس چگونه می توان یکی از این گروه ها را داشت؟
برخی از فروشندگان برای شروع کار تنها چند گروه را در اختیارتان می گذارند.
لذا شما مجبورید بعد ها گروه های تماس بیشتری را خریداری کنید.
VOIPI این ویژگی را در اختیار همه مشتریان قرار می دهد.
بنابراین هرچه لازم دارید در این سیستم موجود است!
راه اندازی و اجرای این قابلیت بسیار سریع و آسان است.
علاوه بر این می توانید تنظیمات پیکربندی را هرطور که می خواهید تغییر دهید.
کاربران را به یک گروه خاص اضافه کنید یا برخی از آن ها را از گروه حذف نمایید.
حتی می توانید آن ها را برای دوره های خاص فعال و غیر فعال کنید.
گروه های تماس موجود در ویُپی
در VOIPI ، سرپرستان می توانند ویژگی های این گروه را از طریق داشبورد تحت وب تنظیم کنند.
در زیر گزینه تنظیمات، به سمت گزینه گروه تماس حرکت کنید.
نام مورد نظر خود را بر روی گروه خود قرار دهید.
نام شما می تواند به توصیف حرف هایتان و یا "فروش" و ارائه "خدمات" و غیره مرتبط باشد.
چند کاربر را به این گروه اختصاص دهید (یک گروه تماس حداقل به 2 کاربر نیاز دارد).
سپس شماره تلفن های داخلی را به این گروه اضافه کنید.
شما می توانید چندین شماره را به یک گروه تماس کانکت نمایید.
مرحله بعدی انتخاب استراتژی این گروه است.
ساده ترین استراترژی استراتژی ارائه تماس برای همه است.
همان طور که بیان شد، در این حالت، تماس ها توسط همه اعضای گروه دریافت می شوند.
گزینه های دیگر شامل Hunt و Memory Hunt هستند.
فروشندگان دیگر احتمالاً نام های مختلفی بر روی آپشن های گروه تماس خود خواهند گذاشت.
همچنین می توانید زمان زنگ را نیز تنظیم کنید؛
این گزینه مشخص می کند که قبل از انتقال تماس به دستگاه تلفن دیگر، تلفن باید چندبار زنگ بخورد.
سرانجام، می توانید گزینه هایی را برای زمانی که به تماس، پاسخ نمی دهید انتخاب کنید.
آیا می خواهید تماس را به پست صوتی ارسال کنید یا به سادگی تماس را نادیده بگیرید؟
علاوه بر این می توانید تماس را به یک گروه تماس دیگر منتقل نمایید و آن را به یک کاربر خاص ارسال کنید.
بیشتر دفاتر از گزینه پشت خط نگاه داشتن تماس استفاده نمی کنند اما اگر بخواهید می توانید این گزینه را فعال کنید.
البته جریان کار ممکن است برای هر ارائه دهنده خدمات VOIP اندکی متفاوت باشد.
اما ملزومات همان ملزومات هستند.
شماره های ورودی و کاربران درون گروه را انتخاب کنید و پیکربندی لازم برای تماس ها را ایجاد کنید.
با توجه به آنچه گفته شد بهتر است شما هم از گروه های تماس در تجارت خود استفاده کنید و ببینید که این قابلیت چگونه می توانند به شما در مدیریت تماس های ورودیتان کمک کنند؟
بیشتر فروشندگان حداقل تعداد کمی از این گروه ها را در بیشتر بسته های خود ارائه می دهند.
بنابراین حتما آن ها را امتحان کنید.
برای آشنایی با دیگر خدمات VOIP می توانید به مطالعه مقاله خدمات VOIP در ویپی بپردازید.
شما عزیزان می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر، خرید و راه اندازی سیستم مرکز تماس VOIP با شماره گیری 02141961 و با گرفتن شماره داخلی 1 با کارشناسان متخصص بخش فروش شرکت ویپی تماس حاصل فرمایید.
از این که ما را تا پایان این مطلب همراهی کردید از شما سپاس گزاریم.