8 عامل مهم قبل از انتخاب ارائه دهنده خدمات VOIP
احتماًلا مقالات متعددی در مورد خدمات VOIP و اینکه چه خدماتی می تواند به شما ارائه دهد، خوانده اید.
انتخاب ارائه دهنده ی خدمات تلفنی مناسب برای بیزینستان، یک کار چالش برانگیز است.
حتی شرکت هایی که سال ها از این فناوری استفاده کرده اند، باز هم هر روز مزایای جدیدی از VOIP پیدا می کنند.
پس تصمیم گرفته اید که کارتان را ارتقا دهید.
اما هنوز هم این سؤال در ذهن شما باقی است که خدمات VOIP، برای کدام بیزینس ها انتخاب مناسبی است؟
با یک جستجوی سریع در Google، هزاران ارائه دهنده خدمات برای شما آورده می شود.
اگر بخواهید قیمت ها و ویژگی های آن ها را با هم مقایسه کنید، به راحتی گیج می شوید.
قبل از انتخاب فروشنده، ابتدا مراحل زیر را انجام دهید.
بدانید که چه چیزی نیاز دارید
وقتی می خواهید بیزینستان را به یک فناوری جدید، و نه فقط خدمات VOIP، ارتقاء دهید، این مرحله را حتماً باید در نظر بگیرید.
قبل از اینکه سرویس مناسب را انتخاب کنید، باید بدانید که چه می خواهید.
سیستم تلفنی موجود خود را ارزیابی کنید.
ببینید سیستم فعلی چه کمبود هایی دارد که نمی تواند نیاز های کارمندان را محقق کند.
با کارمندانتان صحبت کنید.
از آن ها بپرسید که چه امکاناتی را دوست دارند و چه امکاناتی باعث بهبود کار آن ها خواهد شد.
بسیاری از بیزینس ها، این مرحله را نادیده می گیرند و مستقیماً به سراغ ارائه دهندگان خدمات می روند.
اگر ندانید که به چه چیزی نیاز دارید، چگونه می توانید بگویید که ویژگی الف مفید تر است یا ویژگی ب؟
مثلاً، بسیاری از ارائه دهندگان، فکس دیجیتال را به عنوان بخشی از خدمات ارائه می دهند.
اما شاید بیزینس شما به آن احتیاجی نداشته باشد.
شما می توانستید یک سرویس ارزان قیمت تر انتخاب کنید که امکانات فکس ندارد.
هشت عاملی که هنگام انتخاب ارائه دهنده خدمات VOIP ، باید در نظر بگیرید
نیازی به گفتن نیست، اما به هر حال می گوییم.
در هر سرویس VOIP تجاری، اولین چیزی که باید به دنبال آن باشید، کیفیت تماس است.
اگر کیفیت صدا، پایین تر از حد بالا بود، به هیچ عنوان آن سرویس VoIP را قبول نکنید.
قبلاً تماس های VOIP، پر موج بودند یا ممکن بود کاربران، حرف های خاصی را نشنوند.
ممکن بود تماس ها به طور ناگهانی قطع شوند یا متصل نشوند.
خیلی وقت است که دیگر آن اتفاقات نمی افتند.
امروزه، کیفیت صدایی که توسط بهترین ارائه دهندگان خدمات VOIP ارائه می شود، HD است که کیفیت آن ها اگر بهتر از تماس های ثابت تلفن ثابت نباشد، هم رده با آن هاست.
حتی افراد معدودی هستند که شاید بتوانند بین تماس های VOIP و آنالوگ، تفاوت قائل شوند.
چک کنید که کیفیت تماس ها دائماً بالا باشد.
اگر در هر 10 تماس، یک تماس از کیفیت خوب برخوردار باشد، کافی نیست.
هر تماسی که گرفته می شود، باید کیفیت عالی داشته باشد.
هزینه ی کل، بیش از قیمت تبلیغ شده یا قیمتی است که روی برچسب یک سرویس VOIP زده شده است.
شاید متوجه شوید که در قیمت تبلیغ شده، ویژگی های جانبی، هزینه های یک دفعه ای یا هزینه های دیگر در نظر گرفته نشده اند.
حتماً فاکتور هزینه های مختلف و کل مبلغ را بصورت کتبی از فروشنده دریافت کنید.
صورت حساب های ماهانه شما نباید با هم تناقض داشته باشند و به هیچ وجه نباید شما را غافل گیر کنند.
وقتی سیستم خود را به سیستم خدمات VOIP ارتقاء می دهید، جدا از پولی که هر ماه به فروشنده پرداخت می کنید، هزینه های دیگری نیز خواهید داشت.
برای این موارد نیز باید بودجه در نظر بگیرید.
آماده کردن شبکه برای VOIP، می تواند گران تمام شود و این بستگی به شرایط شما دارد.
مثلاً، آیا سخت افزار موجود در شبکه ی شما می تواند ترافیک صوتی را کنترل کند؟
آیا نیازی هست که روتر ها یا سوییچ ها را آپدیت کنید؟
باید اتصال اینترنت خودتان را هم بررسی کنید.
آیا سرعت آن برای VOIP، به اندازه کافی بالا هست؟
آیا برای داشتن پهنای باند اضافی، باید آن را ارتقا دهید؟
بسیاری از سازمان ها، وقتی فروشنده از آن ها سؤال می کند، متعجب می شوند و جوابی برای آن ها ندارند.
- - 3 طرح ها، امکانات و پشتیبانی شخص ثالث
برخی از ارائه دهندگان خدمات، طرح های زیادی در اختیار شما قرار می دهند تا از بین آن ها انتخاب کنید.
چیزی که اهمیت دارد، این است که آن ها طرحی داشته باشند که برای شما مناسب باشد.
لازم نیست کل طرح ها برای شما مناسب باشند.
در حقیقت، ارائه دهندگانی که طرح های کمتری دارند، انتخاب را برای شما آسان می کنند.
لازم نیست بدانید که بین طرح های A ،D ،C تا Z، چقدر فرق وجود دارد.
ببینید که آیا ویژگی های مورد نظر شما در هزینه های این طرح گنجانده شده است؟
یا باید هزینه ی اضافی برای آن ها پرداخت گردد.
برای برخی از ویژگی ها، یک بار هزینه باید پرداخت شود و برای برخی دیگر، این هزینه ها مکرر هستند.
متن چاپی را با دقت بررسی کنید تا ببینید که پولتان را دقیقاً برای چه چیزی خرج می کنید و مطمئن شوید که آن امکانات را حتماً دریافت می کنید.
در مورد پشتیبانی از سیستم های شرکت های شخص ثالث، مانند CRM و ERP، نیز باید از فروشنده سؤال کنید.
یک سرویس تلفنی VoIP معتبر، باید بتواند با ابزار های موجود شما مطابقت پیدا کند.
در مورد پشتیبانی از دستگاه های تلفن همراه، برنامه های تلفن همراه، و سخت افزار SIP شخص ثالث سؤال کنید.
با اینکه شاید امروز به امکانات پیشرفته نیازی نداشته باشید، اما باید برای فردا این امکانات در دسترس شما باشد.
به طور کلی، خدمات VOIP برای بیزینس های کوچک، نسبت به گذشته، قابل اطمینان تر هستند.
با این حال، این موضوع نباید باعث شود که شما درباره فروشندگان، سوال و تحقیق نکنید.
از آن ها بپرسید که آیا طرحی برای شرایط اضطراری و مدیریت حوادث دارند.
اگر خط تلفن شما از کار بیفتد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
در بدترین حالت، حداقل باید بتوانید به صورت خودکار، تماس ها را به سمت یک شماره خط ثابت یا شماره تلفن همراه هدایت کنید.
آیا کارمندان شما می توانند کار خود را از یک مکان دیگر ادامه دهند؟
در مواقع اضطراری یا وقوع حوادث طبیعی یا انسانی، چقدر سریع می توانید جابجا شوید و دوباره کار خود را شروع کنید؟
باید از فروشنده ها در مورد مراکز داده و زیر ساخت آن ها نیز سؤال کنید.
آیا آن ها گزینه های مختلفی برای پشتیبانی (بکاپ) دارند؟
آنها چه ابزار هایی دارند تا به واسطه ی آن ها به شما اطمینان دهند که تلفن های شما به کار خود ادامه خواهند داد؟
این ها سؤالات مهمی هستند که باید پرسیده شوند و پاسخ آن ها دریافت گردد.
حتی با وجود حوادث امنیتی که تقریباً هر روز سر تیتر روزنامه ها را تشکیل می دهند، باز هم سازمان ها آن ها را نادیده می گیرند تا وقتی که دیگر خیلی دیر شده باشد.
همانند هر فناوری مدرنی، سرویس خدمات VOIP شما در معرض خطرات خاصی قرار دارد.
درست همانطور که برای ایمیل هایتان، از فیلتر های اسپم استفاده می کنید، برای VoIP هم به ابزار های خاصی نیاز دارید.
بخشی از تامین امنیت، به فروشنده تعلق دارد.
به عنوان مثال، هر سرویس خدمات VOIP ، باید امکان رمز گذاری داشته باشد.
به این ترتیب، هیچ کس نمی تواند اطلاعات شما را بدزدد.
از فروشنده ها در مورد اقدامات امنیتی که برای زیر ساخت هایشان در نظر گرفته اند، سؤال کنید.
تامین بخش دوم امنیت، به دست شما و کارمندانتان انجام می گردد.
فروشنده فقط می تواند برای محافظت از سیستم تلفن شما، اقداماتی انجام دهد.
اگر کارمندان، کلمات عبور خود را روی کاغذ یادداشت بنویسند و آن را رها کنند، هر کسی می تواند وارد سیستم شود.
اگر برنامه ای برای آگاهی امنیتی ندارید، وقت آن رسیده است که اکنون یک برنامه تدوین کنید!
- - 6 پشتیبانی فنی و پشتیبانی از مشتری
هیچ کس توجهی به بحث پشتیبانی از مشتری نمی کند تا اینکه در کار، اشتباهی پیش بیاید.
این زمانی است که می گویید ای کاش یک فروشنده پاسخگو تر داشتید.
شما باید بتوانید از طریق چندین کانال، ایمیل، چت، پیام رسانی، وب سایت و تلفن با ارائه دهنده خدمات تماس بگیرید.
اگر در زمینه خدمات، مشکلی دارید، آن ها باید کارکنان آگاهی در زمینه پشتیبانی داشته باشند که بتوانند آن مشکل را برای شما برطرف کنند.
اگر خود سرویس از کار بیفتد، آن ها باید بتوانند حدودی به شما بگویند که از چه زمانی، سرویس دوباره شروع به کار خواهد کرد.
توافق نامه سطح خدمات (SLA) را کاملاً مطالعه کنید.
در این قرارداد، مسئولیت های همه طرفین آورده شده است.
در این توافق نامه، شما می توانید از ضمانت های مربوط به زمان کار، خرابی دستگاه، زمان های برنامه ریزی شده برای تعمیرات، جبران خسارت در زمان خرابی و... مطلع شوید.
آیا ضمانت مربوط به زمان کار، شامل نگهداری هم می شود؟
حتماً همه جنبه های این توافق نامه مهم را درک کنید.
یک قانون کلی این است که هر چقدر ارائه دهنده ی خدمات، سابقه ی بیشتری در تجارت داشته باشد، احتمالاً خدماتش بهتر خواهد بود.
البته همواره استثنائاتی وجود دارد.
اما ارائه دهندگانی که سابقه بیشتری دارند، خدمات کیفیت بالا ارائه می دهند.
آیا می توانید به یک استارتاپ اعتماد کنید که به طور غیر منتظره از کار خارج نشود؟
نکته دیگری که باید در نظر بگیرید، تخصص فروشنده در صنعت مورد نظر شما است.
بعضی از صنایع، بسیار مقرراتی هستند و ملزوماتی دارند که باید حتماً رعایت گردند.
نمونه هایی از این صنایع، عبارتند از: صنایع مراقبت های بهداشتی، آموزش و مالی.
تعداد معدودی از فروشندگان هستند که در تهیه و تنظیم ملزومات این صنایع، تخصص دارند.
آن ها ممکن است امکاناتی ارائه دهند که نسبت به یک سرویس عمومی تر، بهتر می توانند به نیاز های شما پاسخ دهند.
هیچ شکی در این موضوع نیست که بیشتر سازمان ها در حال حرکت به سمت ارتباطات یکپارچه (UC) هستند.
ارتباطات یکپارچه، به معنای ادغام کلیه کانال های ارتباطی در یک مکان است.
مثلاً، یک مجموعه نرم افزاری که کار های مربوط به پیام رسانی فوری، متن، تماس های تلفنی، کنفرانس و... را انجام می دهد.
تعداد اندکی از مشاغل هستند که از خدمات VOIP به عنوان مبنایی برای ارتباطات یکپارچه استفاده می کنند.
ارائه دهندگان اصلی خدمات، امکانات لازم برای تماس کنفرانسی، تماس ویدیویی و... را مهیا می کنند.
با اضافه کردن سایر کانال های ارتباطی، دیگر کارمندان مجبور نیستند از چندین برنامه استفاده کنند.
کاربران نباید نگران رسیدن پیام به طرف مقابل باشند.
فقط کافی است پیام را ارسال کنند و سیستم، تضمین خواهد کرد که گیرنده، آن پیام را در هر دستگاه، در هر نقطه از جهان، دریافت می کند.
شاید در حال حاضر، ارتباطات یکپارچه برای بیزینس شما خیلی ضروری نباشد.
از این گذشته، آیا شرکتی با 30 کارمند، واقعاً به آن احتیاج دارد؟
یادتان باشد که ما در مورد آینده صحبت میکنیم.
شرکت شما ممکن است تا جایی رشد کند که در آینده به امکانات UC نیاز داشته باشید.
آیا می خواهید دردسر تغییر ارائه دهنده خدمات را به جان بخرید؟
اگر فروشنده ی شما در حال حاضر، خدمات ارتباطات یکپارچه ارائه می دهد، در این صورت در مورد آینده، آرامش خاطر خواهید داشت.
این ها هشت تا از مهم ترین عواملی بودند که باید در هنگام انتخاب سرویس تلفنی مناسب برای بیزینستان در نظر داشته باشید.
با این وجود، ممکن است ملزومات دیگری هم مد نظرتان باشد که مخصوص به شرکتتان هستند.
هر فروشنده را طبق تمام معیار ها ارزیابی کنید تا انتخاب صحیحی داشته باشید.
در پایان، حتماً نظرات مشتریان گذشته و فعلی را بخوانید.
با برخی از دارندگان مشاغل و مدیران، در مورد خدمات تلفنی آن ها صحبت کنید.
توصیه های آن ها را جویا شوید.
بسیاری از سایت های آنلاین همانند وب سایت تخصصی ویپ.com ، ارائه دهندگان مختلف را با یکدیگر مقایسه می کنند و انتخاب های بیشتری در اختیار شما قرار می دهند.
حالا که می دانید به دنبال چه چیزی بروید، از همین امروز شروع کنید!
لینک های بیشتر
-
استخداماولین پلتفرم فضا کار اشتراکی در ایران
-
فضا اشتراکیکاروینو اولین پلتفرم اجاره فضا کار اشتراکی