4 نکته برای برقراری ارتباط مناسب

برقراری ارتباط فرآیند تبادل اطلاعات و ایده ها است. لذا مشاغل باید استراتژی ارتباطی مؤثری داشته باشند که به آن ها کمک کند تا مشکلات ارتباطی خود را به حداقل برسانند.

همچنین با کاهش اشتباهات، رضایت مشتری را افزایش دهند.

به عنوان بخشی از یک استراتژی مؤثر، مشاغل سعی می کنند کانال های ارتباطی مختلف را برای بهبود عملکرد خود یکپارچه نمایند.

در چنین شرایطی ارتباط صوتی به طور فزاینده ای به سیستم VOIP محول شده است.

ارتباطات یک فرآیند دو طرفه است.

بنابراین تنها این که بتوانید پیامی بفرستید کافی نیست.

گیرنده باید پیام را درک کند و بازخورد لازم را برای تکمیل حلقه ارتباطی ارائه دهد.

خیلی اوقات، فکر می کنیم شخص مقابل پیام ما را درک نموده؛

زیرا ما به یک زبان با او صحبت می کنیم.

با این حال، سوء تفاهم ها همیشه می توانند اتفاق بیفتند.

در زمینه سازمانی، هدف شما این است که اثرات این سوء تفاهم های اطلاعاتی را به حداقل برسانید.

لکن قبل از اینکه به چگونگی بهبود ارتباطات درون سازمان بپردازیم، اجازه دهید نگاه مختصری به مقوله های مختلف داشته باشیم.

انواع مکالمه بر اساس کانال

کلامی

ارتباط کلامی زمانی اتفاق می افتد که شما پیام خود را به صورت شفاهی ارسال می کنید.

خواه از طریق صحبت کردن یا نوشتن آن.

در یک مکالمه شفاهی، شما از طریق صدا اطلاعات را منتقل می کنید.

این روش سریع است و می توانید بازخورد فوری را از شنونده دریافت کنید.

ارتباط کتبی شامل استفاده از زبان، علائم یا نمادها می باشد.

می توان پیام را چاپ کرد یا به صورت دستی نوشت.

قبل از ارسال پیام، می توانید پیام خود را باز نویسی کنید.

با این حال، برای گرفتن بازخورد پیام باید صبر کنید.

غیر کلامی

در این نوع ارتباط، شما بدون استفاده از کلمات، پیام خود را ارسال می کنید.

این اتفاق زمانی روی می دهد که شما با حرکات، زبان بدن، رفتار و حتی صدای خود ارتباط برقرار می کنید.

انواع ارتباطات بر اساس هدف و سبک

غیر رسمی

ارتباطات غیر رسمی همان صحبت های تصادفی ما با اطرافیانمان است.

این نوع ارتباطات نسبت به سایر انواع ارتباطات قوانین کمتری دارد.

بنابراین لازم نیست نگران گرامر، تلفظ و هجا باشید. مهم این است که گیرنده پیام را درک کند.

فنی

امروزه ارتباطات فنی به طور فزاینده ای به بخش بزرگی از فرآیند کار تجاری تبدیل شده اند.

این نوع ارتباط از طریق قوانین و کنوانسیون های دقیق کنترل می شود.

مقالات سفید، ارائه مقالات در سمینار ها و همایش ها و گزارش های علمی نمونه هایی از این نوع ارتباطات فنی هستند.

رسمی

ارتباطات رسمی از برخی قوانین و سبک های خاص پیروی می کنند.

در یک محیط حرفه ای مانند محل کار و مدارس معمولاٌ از این نوع ارتباطات استفاده می شود.

در ارتباط رسمی فرستنده باید:

• به قواعد دستور زبان پایبند باشد.
• از کلمات صحیح استفاده کند.
• از زبان رسمی استفاده کند.
• کلمات را به درستی تلفظ کند.
• از زبان عامیانه یا ناپسند استفاده نکند.
• به قوانین وضع شده احترام بگذارد.

ارتباطات تجاری تا حد زیادی رسمی است اما در واقع ترکیبی از سبک های فنی و غیر رسمی نیز می باشد.

می توان این نوع ارتباط را به ارتباطات بیرونی و درونی تقسیم کرد.

از دیدگاه سازمانی، هر پیامی که به شخص دیگری در خارج از سازمان ارسال می کنید جزو ارتباط بیرونی درنظر گرفته می شود.

ارتباطات درونی در داخل سازمان و بین کارمندان اتفاق می افتد.

یادداشت های داخلی، گزارش ها، ایمیل و غیره در این گروه قرار می گیرند.

استراتژی ارتباطی مناسب برای یک تجارت چیست؟

اول از همه، به یاد داشته باشید که چیزی به عنوان یک استراتژی ارتباطی کامل وجود ندارد.

هر شغل دارای راه های ارتباطی متفاوت و کارمندان خاص خود می باشد.

این بدان معناست که شما باید سیستمی را پیدا کنید که برای شرکتتان اثر بخش باشد.

هر استراتژی ارتباطی ترکیبی از سخت افزار، نرم افزار و اتصال است.

سخت افزار

روزگاری، تلفن رایج ترین سخت افزار موجود برای برقراری ارتباط کلامی بود.

لکن هم اکنون می توان از دستگاه های زیادی برای این کار استفاده کرد.

بیشتر شرکت ها از تلفن های رو میزی، دستگاه های تلفن همراه و رایانه ها برای برقراری ارتباط استفاده می کنند..

نرم افزار

امروزه انواع مختلفی از نرم افزار ها اعم از برنامه های صوتی و تصویری، پیام رسان های فوری، و نرم افزار های کنفرانس می توانند به برقراری ارتباط تجاری کمک کنند.

اکثر شرکت ها برای هدایت مکالمات درون سازمانی به یک سیستم PBX احتیاج دارند.

(برای افزایش آگاهی خود در این زمینه می توانید به مطالعه مقاله PBX و IP PBX به چه معناست؟ بپردازید.)

لکن امروزه تعداد بسیار کمی از شرکت ها همچنان از PSTN استفاده می کنند.

و تقریبا همه در حال ارتقاء خدمات تلفن خود به خدمات VOIP مبتنی بر SIP هستند.

قابلیت اتصال

قابلیت اتصال به باقی سیستمی که مردم را به هم کانکت می کند، اشاره دارد.

اگر شما در شغل خود از سرویس تلفن VOIP استفاده می کند، این سیستم حداقل شامل موارد زیر خواهد بود:

• ارائه دهنده خدمات تلفن اینترنتی (ITSP)
• اتصال به اینترنت پر سرعت
• زیرساخت های شبکه مانند مودم ، سوئیچ و روتر

داشتن استراتژی ارتباطی مناسب در تجارت باعث به حداقل رسیدن مشکلات شما می شود.

قطعاٌ شما نمی خواهید به دلیل استفاده از ابزار های ارتباطی نادرست، کسب و کاری مملو از پیام های از دست رفته، خطا ها و اشتباهات داشته باشید.

برخی از اشتباهات کوچک هستند و برخی دیگر عواقب جدی تری دارند.

به عنوان مثال، اگر یک کارمند هنگام امضای قرارداد، قیمت را اشتباه بنویسد، چه می شود؟

یک استراتژی ارتباطی مؤثر به حل مسئله کمک می کند، و همکاری و بهره وری را بهبود می بخشد.

این استراتژی می تواند در بخش های مختلفی از جمله فروش، خدمات به مشتری، پشتیبانی فنی، بازاریابی و غیره به کار گرفته شود.

نکاتی در مورد نحوه بهبود ارتباطات با استفاده از خدمات تلفن VOIP

1. انتخاب فروشنده  مناسب  VOIP

مدیران و صاحبان مشاغل، فروشندگان خدمات تلفن VOIP را بر اساس چندین معیار مختلف انتخاب می کنند.

این معیارها اغلب به قیمت، ویژگی ها و ملاحظات مشابه مربوط می شود.

اما غالباً فراموش می کنند که جنبه های کیفی را نیز در نظر بگیرند.

(با مطالعه مقاله های، راهنمای خرید تلفن ویپ و انواع تلفن VOIP یک خرید مناسب داشته باشید.)

ارزان ترین فروشنده هرگز خدمات با کیفیتی را ارائه نمی دهد.

یک فروشنده که تمام ویژگی های مورد نظر شما را ارائه دهد، ممکن است پشتیبانی فنی قابل اعتمادی نداشته باشد.

بنابراین وقتی که این مشکلات به وجود آیند چه کاری انجام می دهید؟

• فروشنده ای را انتخاب کنید که قرار داد طولانی مدتی را با شما منعقد کند.
• با تغییر نیاز های شما، فروشنده باید به کار خود ادامه دهد.
• شما باید هر روز از سیستم ارتباطی خود استفاده کنید، بنابراین فروشنده باید قابل اعتماد باشد.
• مبلغ بیشتری را برای ویژگی های مورد نظر خود بپردازید.
• آیتم کیفیت یا پشتیبانی مشتری را دست کم نگیرید.
• روی یک سیستم مدرن مانند سرویس تلفن VOIP سرمایه گذاری کنید که مجبور به تغییر آن در یک یا دو سال آینده نباشید.

2. ابزارهای مناسب را خریداری کنید

در نظر گرفتن این موضوع برای داشتن یک ارتباط  خوب بسیار مهم است.

به عنوان مثال، قابلیت اتصال موبایل این روزها یک آیتم ضروری است.

زیرا از این طریق می توانید همه کار ها را با موبایلتان انجام دهید.

با استفاده از سرویس تلفن VOIP، به کارمندان خود اجازه دهید از راه دور یا از خانه با مشتری تماس بگیرند.

و گزینه ها و انعطاف پذیری لازم را برای تنظیم سفارشی سیستم در اختیارشان قرار دهید.

علاوه بر این شما به  IP-PBX مناسب یا سرویس تلفن میزبان VOIP نیز نیاز دارید چرا که این سیستم در شرایط اضطراری نیز کار خواهد کرد.

داده ها را در سیلو ها قفل نکنید.

چرا که یک کارمند باید بتواند به آسانی بین کانال های مختلف حرکت کند.

و از یک رابط کاربری آسان که برای تمام برنامه ها قابل به کار گیری است استفاده نماید.

برای تقویت بهره وری، ویژگی هایی مانند:

رونویسی خودکار پیام صوتی و نمابر دیجیتال را فعال کنید.

سرویس تلفن VOIP باید از انواع مختلف نرم افزار های سخت افزاری و نرم افزاری پشتیبانی کند.

این سیستم باید بتواند در صورت بروز مشکل از اطلاعات، پشتیبان بگیرد.

این سیستم باید انعطاف پذیر ، مقیاس پذیر و کاربردی باشد.

این سیستم باید با سایر ابزار های سازمانی مانند: سیستم CRM قابل ادغام باشد.

3. به کارمندان خود آموزش های لازم را ارائه دهید

هنگام برقراری ارتباط با طرف های خارج از سازمان به ویژه مشتریان آموزش کارمندان امری ضروری است.

گوش دادن بخش مهمی از برقراری یک ارتباط موثر است.

در حالی که اکثر مردم می توانند خوب بشنوند، اما تعداد بسیار کمی به حرف های طرف مقابلشان گوش می دهند.

در واقع ما بیشتر از آن که گوش بدهیم همواره در تب و تاب ارائه یک پاسخ درست هستیم.

صحبت کردن و نحوه برقراری ارتباطات رسمی مهارت هایی هستند که باعث بهبود کسب و کار خواهند شد.

اما به یاد داشته باشید که گوش دادن نیز به اندازه آن ها مهم است.

یک جمله کلیدی برای بر قراری ارتباط موثر، اصل آن را ساده بگیر (KISS) است.

پیچیدگی دشمن اثر بخشی است.

هر سیستمی باید تا حد امکان ساده باشد تا همه بتوانند از آن استفاده کنند.

این امر در مورد استراتژی ارتباطی شما نیز صدق می کند.

به کارمندان خود آموزش دهید:

• برای انتقال هر پیام از زبانی واضح و مختصر استفاده کنند.
• پیام را تکرار کنند تا مطمئن شوند که طرف مقابل آن را درک نموده.
• قبل از جواب دادن با دقت به حرف های مشتری گوش کنند.
• تعامل خود با مشتری را مرور کنند تا بتوانند در آینده آن را بهبود ببخشند.
• از بازخورد و انتقاد سازنده استفاده کنند.

4. روی چیز های مهم تمرکز کنید

خیلی اوقات، مشاغل چیز های بزرگ را از دست می دهند.

در واقع آن ها آنقدر غرق در جزئیات کوچک می شوند که چیز های بزرگ را نادیده می گیرند.

هنگام انتخاب سرویس تلفن VOIP برای تجارت خود باید تصمیمات زیادی بگیرید.

این تصمیمات می توانند به یک پروژه جدید مرتبط باشند یا به چیز های دیگر.

اما همیشه به خاطر داشته باشید که می توانید آن تصمیم را به قسمت های کوچک تر تجزیه کنید.

فقط باید مطمئن شوید که در طول فرآیند از اهداف نهایی چشم پوشی نمی کنید.

این یعنی چه؟

• این بدان معناست که به دنبال فروشنده ای باشید که متناسب با نیاز های تجاری شما عمل کند حتی اگر ارزان ترین گزینه نباشد.
•  باید قبل از بروز مشکلات، به روزرسانی های لازم را انجام دهید.
• کارمندان خود را از نزدیک کنترل نکنید
• تصویر کلی هدف را فراموش نکنید
• اصول کار را به درستی اجرا کنید، تا همه چیز در جای خود قرار گیرد
• انتظارات و هزینه ها را مدیریت کنید.
• مقداری از بودجه را به نظارت آسان تخصیص دهید.

سیستم ارتباطی شما یکی از سرمایه گذاری های شماست نه هزینه هایتان.

پس با خریداری بهترین گزینه سعی کنید بازده مثبتی را کسب نمایید.

برای کسب اطلاعات بیشتر، خرید و راه اندازی سیستم مرکز تماس voip، می توانید با شماره گیری 02141961 و با گرفتن شماره داخلی 1 با کارشناسان متخصص بخش فروش شرکت ویپی تماس حاصل فرمایید.

از این که ما را تا پایان مقاله 4 نکته برای برقراری ارتباط همراهی کردید از شما سپاس گزاریم.